Gestion électronique des courriers (GEC) : quels avantages ?
En entreprise, la gestion des courriers à toujours fait l’objet de tâches fastidieuses et chronographe. Bien trop souvent le traitement des courriers papiers est un véritable supplice, car le processus est relativement complexe. Pour en finir avec ces tiraillements, la gestion électronique des courriers a donc été mise en place. Elle offre de nombreux avantages aux entités. Notamment un traitement des courriers plus rapide, une optimisation des recherches, un gain de temps et d’argent, une amélioration de la productivité, etc. Les avantages de la GEC ne s’arrêtent pas là. Lisez la suite de cet article, pour en savoir davantage.
Gain de temps et réduction des coûts
L’avantage principal d’une gestion électronique des courriers réside dans le fait qu’il permet de trouver rapidement et simplement un document, un courrier. En effet, les courriers électroniques peuvent être classés, trié et archivé facilement et rapidement contrairement à une gestion de courrier manuelle. En faisant ceci, vous pouvez gagner plus de temps en ce qui concerne les recherches de courrier, qu’il s’agisse de courrier entrant, de courrier sortant ou de courrier interne de l’entreprise. La gestion informatique des courriers représente un énorme avantage en termes de gain de temps et d’argent pour les collaborateurs. Ce qui permet donc aux collaborateurs de retrouver en un temps record un fichier et ainsi d’optimiser le temps pour vaquer à des tâches plus urgentes.
D’un autre côté, la gestion électronique des courriers permet de réduire considérablement les coûts d’exploitation de l’entreprise. Puisque la dématérialisation des courriers papiers en courrier électronique permettra de supprimer les coûts d’achat de papier et de l’encre. Les dépenses liées également à l’impression, l’envoi et le stockage des courriers en papier seront donc automatiquement exclus, ce qui permettra à l’entité d’économiser beaucoup d’argent. Par ailleurs, le passage du courrier papiers en courrier électronique permet aussi à l’organisation d’ajouter des commentaires sur les courriers, de gérer leur statut et de souligner leur urgence.
Plus de sécurité et une meilleure accessibilité
La gestion informatique des courriers permet à l’entreprise de sécurité ses courriers dans des bases de données. Ainsi, il est prémuni contre les vols et les pertes de courrier en papier. De plus, les cas d’incendie ou d’inondations qui détruisent les documents ne seront plus une menace. Les courriers informatisés permettent à l’entreprise de lutter efficacement contre les accès non autorisé. En fonction du type de courrier, l’entreprise peut également choisir qui peut y avoir accès et qui peut apporter des modifications.
De même, la gestion électronique des courriers favorise une meilleure accessibilité. Les courriers électroniques peuvent être consultés à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ce qui permet une plus grande flexibilité et un meilleur accès aux informations de l’entreprise. Par exemple, grâce aux courriels électronique, le chef d’entreprise peut passer une annonce, un communiqué à tous ces collaborateurs même en étant à l’étranger pour une réunion d’affaires.
Amélioration de la productivité
Les courriers électroniques peuvent être facilement partagés à différents membres d’une équipe. Ils peuvent contenir soit des consignes à respecter, des tâches à faire, des primes, des paroles motivantes pour inciter les employés à donner leur maxime autour d’une cause commune. Ce faisant, la productivité des employés n’en sera qu’améliorer grâce à ces courriers électroniques. La gestion du courrier électronique dans une organisation a donc beaucoup d’avantages allant d’une réduction des coûts à une amélioration de la productivité des collaborateurs.